In een onderneming worden soms wel duizenden facturen verstuurd. Dit wordt nog vaak door mensen gedaan. Mensen blijven mensen en een foutje is al snel gemaakt. De traditionele factuurverwerking gaat per afdeling. Met purchase-to-pay zorg je ervoor dat er geen fouten meer worden gemaakt in het inkoopproces en uiteindelijk is dit ook kostenbesparend. Vandaag lees je wat purchase-to-pay nou eigenlijk is.
Wat is purchase-to-pay?
Met purchase-to-pay krijg je controle op je bedrijfsuitgaven. Met dit systeem kun je orders en facturen automatisch verwerken. Nu is het vaak zo dat er veel afdelingen hun eigen facturen verwerken. Met dit systeem wordt alles dus in kaart gebracht, normaal moeten mensen vaak te lang nadenken over een beslissing. Purchase-to-pay geeft alles weer, zodat de juiste keuze vanzelfsprekend is.
Waarom kiezen voor purchase-to-pay?
Bij veel organisaties verloopt de gehele facturatie nog handmatig. Als het om een kleine onderneming gaat met bijvoorbeeld maar een vestiging dan lukt dit vaak wel. Als een onderneming wat groter is ontstaan er vaak problemen. Er gaat veel tijd en geld verloren als men niet gebruik maakt van een automatisch systeem. Het is natuurlijk een investering, maar het betaald zich echt uit.
Voordelen purchase-to-pay
Als je kiest voor automatisering leidt dit tot een verhoging van productiviteit. Purchase-to-pay verbeterd ook de samenwerking tussen verschillende afdelingen.
- Financiële controle
- Inzicht leveranciers
- Kostenbesparing
- Controle op het inkoopproces
- Betere rapportage
- Tijdbesparing
- Duurzaamheid (papierstromen worden niet meer gebruikt)
Doordat alles met purchase-to-pay digitaal gaat, zijn er geen facturen meer die uit het zicht verdwijnen.
Benodigde databestanden
Om optimaal gebruik te maken van purchase-to-pay zijn er natuurlijk ook dataprogramma’s nodig. Zonder data kun je geen automatisering inzetten. Zo kun je ervoor kiezen om basware in te zetten. Met de sourcing oplossing is het veel makkelijker om leverancier te identificeren en te managen. Het inkoopbeheer wordt ook door basware ondersteund.
Tot slot
Purchase-to-pay is een dienst die een bedrijf nieuw leven in kan blazen. Processen worden versneld en het bespaart een hoop geld. Mochten er op dit moment veel fouten worden gemaakt in het bedrijf op het gebied van inkoop en facturatie? Dan is purchase-to-pay de oplossing.